Google Docs se ha convertido en uno de los procesadores de texto mรกs utilizados en todo el mundo. Aunque su popularidad aรบn no alcanza la de Microsoft Word, son muchos los que han decidido ya pasarse a esta alternativa gratuita.
Pero muchos usuarios apenas saben hacer nada mรกs que abrir un archivo y empezar a escribir. Cuando la realidad es que esta aplicaciรณn cuenta con un gran nรบmero de funciones a tu disposiciรณn con los que podrรกs ahorrar tiempo y hacer un trabajo mucho mรกs eficiente. Si quieres conocer a fondo la aplicaciรณn para que tu trabajo sea mรกs sencillo y a la vez dar mejores resultados, vamos a contarte algunos trucos que pueden serte de utilidad.
- Crea bloques personalizados: Los bloques personalizados te permiten ahorrarte tener que escribir pรกrrafos que escribes a menudo como tu nombre o tu biografรญa. Sรณlo tendrรกs que escribir @ y el nombre del bloque que hayas creado. Eso sรญ, debes tener en cuenta que esta funciรณn solo estรก disponible en algunas cuentas de Workspace para centros de trabajo o educativos.
- Chips inteligentes: Son una forma de aรฑadir contenido dinรกmico sin separar las manos del teclado. Por ejemplo, con el chip notas de reuniรณn podrรกs aรฑadir automรกticamente la fecha, la hora y el lugar de cualquier reuniรณn. Para aรฑadir uno de ellos en tu documento, simplemente tendrรกs que escribir @ y el nombre del bloque que quieras aรฑadir.
- Borradores de correo electrรณnico: Si escribes @Borrador de correo electrรณnico podrรกs empezar a escribir un correo directamente en Google Docs. Pero ademรกs podrรกs enviarlo directamente si pulsas el icono de Gmail, ya que te llevarรก directamente a la aplicaciรณn de correo electrรณnico para que puedas manarlo al usuario que desees.
- Aรฑadir texto alternativo a las imรกgenes: Aรฑadir un texto alternativo a tus imรกgenes te ayudarรก a hacer tus documentos mรกs accesibles para otros usuarios. Y hacerlo es bastante sencillo, puesto que solo tendrรกs que pulsar durante un par de segundos sobre la imagen, el grรกfico o la foto y seleccionar la opciรณn Texto alternativo. Ahรญ aparecerรก un cuadro de texto para que escribas el texto con el que quieres que se identifique tu texto.
- Personalizar el corrector: No hay nada mรกs molesto que el corrector funcionando de forma inadecuada. Para que puedas personalizarlo y adaptarlo a tu estilo solo tienes que entrar en la secciรณn Herramientas y dentro de ella, Diccionario personal. Allรญ podrรกs aรฑadir todas las palabras que suelas escribir a menudo en tus documentos pero que no aparece en el diccionario que utiliza el corrector, para que no vuelva a marcarlas como incorrectas.
- Comparar documentos: Comparar dos documentos puede resultar muy รบtil para ver diferencias y posibles errores. Para ello, simplemente tendremos que ir a Herramientas>Comparar Documentos. A continuaciรณn tendremos que ir al documento que queramos comparar con el actual y se marcarรกn en rojo las diferencias, de manera que podamos ver errores mรกs fรกcilmente.
- Traducir documentos: ยฟTienes que escribir un documento en un idioma que no dominas? No hay problema. Lo รบnico que tendrรกs que hacer es escribirlo en tu idioma y posteriormente ir a Herramientas>Traducir documento. Verรกs una lista con todos los idiomas disponibles a los que puedes traducirlo, y en cuestiรณn de segundos tendrรกs la traducciรณn elaborada por el Traductor de Google. Puede que la traducciรณn no sea perfecta como si la hubiera hecho un humano, pero te puede sacar de algรบn apuro.
- Inicia una videoconferencia: Puedes empezar una videoconferencia directamente desde Google Docs. Para ello, solo tienes que ir a la esquina superior derecha, donde aparece el botรณn Compartir y verรกs que allรญ encuentras un botรณn de Google Meet. Pulsando en รฉl podrรกs comenzar una videoconferencia en la que ademรกs podrรกs compartir el documento con el que estรกs trabajando, de forma que trabajar en equipo te resulte mรกs fรกcil.
- Cita las fuentes: Citar fuentes y bibliografรญa puede ser bastante sencillo gracias al generador de citas que podemos encontrar en esta aplicaciรณn. Para ello, simplemente tendremos que ir a Herramientas>Citas. Rellenando los datos que te pidan, podrรกs crear en un momento citas en los formatos MLA, APA o Chicago. Una herramienta impagable especialmente para aquellas personas que estรกn elaborando trabajos acadรฉmicos.
- Dicta tu documento: Si no te apetece escribir o si te resulta molesto hacerlo en el mรณvil, siempre tienes la opciรณn de utilizar el dictado por voz. Para ello, solo ve a Herramientas>Escritura de voz. Verรกs como aparece un micrรณfono en la parte izquierda de la pantalla. Solo tendrรกs que pulsar sobre รฉl y empezar a dictar todo lo que quieres escribir.
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Alternativas a Google Docs gratis para el mรณvil
Aunque estos trucos para Google Docs seguramente te harรกn la vida mรกs fรกcil, es posible que el procesador de textos de Google no te termine de convencer. Por suerte, hay otras alternativas que pueden ayudarte a elaborar los textos que desees de manera sencilla, incluso desde el mรณvil y con opciรณn de trabajo colaborativo. Algunas de las mรกs interesantes son las siguientes:
- Microsoft Word: Probablemente la alternativa mรกs popular que podemos encontrar. Dispone tanto del programa de escritorio como de la app para Android e iOS y su versiรณn online, y todas estas son gratuitas y permiten el trabajo colaborativo. Y como es la app que usa mรกs gente, seguramente te evitarรกs problemas a la hora de colaborar con otros usuarios, puesto que te asegurarรกs la compatibilidad con lo que escriba cada una de las personas que participen en el documento. Aunque seguro que ya lo conocรญas, no estรก de mรกs que te plantees volver a usarlo.
- Whimsical: Esta es una plataforma que permite trabajar en equipo en lรญnea con documentos de texto, pero tambiรฉn con diagramas de flujos, proyectos o mapas mentales. Los desarrolladores de esta herramienta la definen como una combinaciรณn de pizarras y documento todo en un mismo lugar. Es una de las opciones mรกs cรณmodas para trabajar en grupo, a pesar de no ser aรบn demasiado conocidas con las dificultades que esto puede implicar.
- OnlyOffice: Cuando entres en esta aplicaciรณn, te darรก la sensaciรณn de que estรกs entrando en Microsoft Office, puesto que su interfaz es prรกcticamente igual. Y esto lo convierte en una buena alternativa a Google Docs, puesto que resulta muy fรกcil de usar para cualquiera que estรฉ habituado a los procesadores de texto. Entre sus caracterรญsticas mรกs interesantes se encuentra un chat que nos permitirรก hablar con el resto de personas que participen en este documento colaborativo.
- Quip: Este software colaborativo estรก pensado especialmente para los clientes de Salesforce, y permite hacer prรกcticamente todo lo que hacemos en el programa de Google, bรกsicamente crear editar y compartir documentos en lรญnea. Ademรกs tambiรฉn dispone de una nube privada similar a Google Drive y un chat para trabajar en equipo de forma mรกs dinรกmica. Y cuenta tambiรฉn dentro de la misma suite con la posibilidad de elaborar hojas de cรกlculo.
La mayorรญa de los programas para editar textos en lรญnea nos permiten hacer prรกcticamente lo mismo, de manera que las diferencias entre unos y otros estรก en pequeรฑos detalles. Solo es cuestiรณn
