10 trucos casi desconocidos para ser más productivo con la app de Gmail

¿Crees que conoces todos los trucos de Gmail? Piénsalo de nuevo. Aprende trucos casi desconocidos para ser más productivo con la app de Gmail y descubre funciones que te ayudarán a ahorrar tiempo y trabajar de forma más inteligente.

Todos hemos pasado por eso de tener la bandeja de entrada a reventar y sentir que los correos nos quitan horas del día. Pero resulta que Gmail esconde trucos increíbles que pueden cambiar tu vida (¡o al menos tu productividad!).

Si quieres saber cuáles son los trucos casi desconocidos para ser más productivo con la app de Gmail prepárate para flipar. Y no se trata de las típicas recomendaciones que ya te sabes, aquí vamos a profundizar en las funciones que pasan desapercibidas pero que te van a dejar con la boca abierta.

Trucos para ser más productivo en Gmail

A pesar de que Gmail es uno de los servicios de correo electrónicos más populares, mucha gente no aprovecha al máximo todas sus funcionalidades. Aquí te dejo unos trucos casi desconocidos para ser más productivo con la app de Gmail.

Programar envío de correos

¿Alguna vez te ha pasado que escribes un correo a altas horas de la noche, pero prefieres que llegue a una hora más razonable? ¡No te preocupes! Con Gmail, puedes programar el envío de tus correos para el momento que prefieras. Es facilísimo y te permitirá organizar mejor tu tiempo. Aquí te dejamos los pasos:

• Escribe tu correo como de costumbre.
• En vez de hacer clic en «Enviar», pulsa la flecha hacia abajo que está al lado del botón de enviar.
• Selecciona «Programar envío».
• Escoge la fecha y la hora en la que quieres que se envíe tu correo.

Cancelar el envío de un correo

¿Cuántas veces has pulsado «enviar» y al instante te has dado cuenta de que había un error o que te faltaba adjuntar algún documento? ¡A todos nos ha pasado! Pero tranquilo, Gmail te cubre las espaldas. Con esta configuración, tendrás «al menos» unos cuantos segundos para cancelar el envío y evitar el desastre.

• Ve a la configuración de Gmail.
• Selecciona «Ver todos los ajustes».
• En la pestaña «General», busca la opción «Deshacer el envío».
• Ajusta el tiempo de cancelación que prefieras (puede ser entre 5 y 30 segundos).
• Guarda los cambios.

Insertar firma de correo

Agregar una firma profesional a tus correos no solo ahorra tiempo, sino que también da una imagen más profesional. Puedes incluir tu nombre, cargo, información de contacto y hasta un logo de tu empresa si quieres. Configurarla es muy sencillo:

• Ve a la configuración de Gmail.
• Selecciona «Ver todos los ajustes».
• En la pestaña «General», baja hasta encontrar «Firma».
• Haz clic en el icono de lápiz y escribe tu firma.
• Puedes personalizarla con diferentes fuentes, colores, imágenes, y enlaces.
• Guarda los cambios.

Crear plantillas dinámicas

Si sueles enviar correos similares a menudo, como respuestas a preguntas frecuentes o propuestas comerciales, las plantillas son tus mejores amigas. En lugar de escribir el mismo mensaje una y otra vez, puedes crear plantillas para ahorrar tiempo y esfuerzo. ¡Te sorprenderá lo útil que es!

• Ve a la configuración de Gmail y selecciona «Ver toda la configuración».
• En la pestaña «Avanzadas», habilita la opción «Plantillas».

• Escribe un correo que te gustaría guardar como plantilla.
• Haz clic en los tres puntos en la esquina inferior derecha de la ventana de redacción.
• Selecciona «Plantillas», y luego «Guardar borrador como plantilla».

Configurar una respuesta automática

¿Te vas de vacaciones o tienes una semana a tope de trabajo? Gmail te permite configurar respuestas automáticas para que tus contactos sepan que no estás disponible y cuándo volverás. Así, evitas que te inunden el buzón y te ahorras el estrés de tener que responder a todo el mundo.

• Ve a la configuración de Gmail y haz clic en «Ver todos los ajustes».
• En la pestaña «General», busca la sección «Respuesta automática».
• Activa la respuesta automática y escribe el mensaje que quieres que se envíe.
• Define el periodo de tiempo en el que estará activa la respuesta automática.
• Guarda los cambios.

Crear etiquetas y subetiquetas

Otra forma de organizar tus correos en Gmail, especialmente si recibes una gran cantidad de mensajes diariamente es utilizar etiquetas y subetiquetas. Puedes crear etiquetas para diferentes categorías, como «Trabajo», «Proyectos», «Personal», etc., y luego crear subetiquetas dentro de cada categoría para organizar aún más tus mensajes. Por ejemplo, dentro de la etiqueta «Trabajo», puedes crear subetiquetas como «Clientes», «Facturas», «Reuniones», etc.

Etiqueta

• Abre Gmail.
• En el panel lateral izquierdo, toca el icono «+» de la sección «Etiquetas».
• Escribe el nombre y haz clic en «Crear».

Subetiqueta

• En la etiqueta creada, toca los tres puntos verticales que se muestran en la esquina.
• Toca en «Agregar Subetiqueta».
• Escribe el nombre de la subetiqueta y haz clic en «Crear».

Crear filtros a tus correos entrantes

Si te llegan boletines, notificaciones o correos de trabajo que siempre acaban en la bandeja de entrada, ¡es hora de poner orden! Gmail te permite crear filtros para que esos correos vayan directamente a la carpeta que tú quieras. Así, tendrás a mano lo importante y el resto no te molestará. Estos son los pasos a seguir:

• Abre Gmail y haz clic en el icono de la rueda dentada en la esquina superior derecha.
• Selecciona «Ver todos los ajustes».
• Toca la pestaña «Filtros y direcciones bloqueadas».
• Pulsa en «Crear un filtro».

• Define los criterios del filtro (De, Asunto, etc.).
• Pincha en «Crear filtro».
• Selecciona las acciones que quieres que se apliquen a los correos filtrados (archivar, eliminar, marcar como leído, etc.).
  Pincha en «Crear filtro» de nuevo.

Crear listas de contactos para grupos

Otro de los trucos casi desconocidos para ser más productivo con la app de Gmail es la creación de listas de contactos para enviar correos a grupos específicos sin tener que agregar cada dirección manualmente cada vez. Esto es ideal para equipos de trabajo, grupos de estudio, o cualquier otra agrupación de personas con las que te comuniques frecuentemente.

• Abre Gmail y toca icono de Aplicaciones de Google.
• Selecciona «Contactos».
• En la barra lateral izquierda, haz clic en «Crear etiqueta».

• Asigna un nombre a tu etiqueta (por ejemplo, «Equipo de Ventas»).
• Ahora, vuelve a la lista de contactos y selecciona los contactos que quieres añadir a la etiqueta recién creada.
• Haz clic en el icono de etiqueta en la parte superior y selecciona la etiqueta adecuada.

Enviar un correo dentro de otro

¿Necesitas compartir un correo que ya recibiste con otra persona? En lugar de reenviarlo, puedes adjuntarlo como un archivo dentro de un nuevo correo. Esto es muy útil si quieres mantener el formato original del mensaje o si quieres incluir varios correos en un solo envío.

• Abre el correo que quieres adjuntar.
• Pulsa el icono de impresora que se muestra en la parte superior derecha.
• Imprime el correo en formato PDF y guárdalo en tu galería.

• Ahora abre el correo donde quieres adjuntar el otro correo.
• Añade el destinatario, adjunta el archivo que acabas de imprimir en PDF, añade el asunto y cualquier comentario que quieras incluir.
• Envía el correo electrónico.

Activa el modo confidencial

¿Tienes que enviar información delicada? Gmail te permite activar el modo confidencial, que impide que el destinatario reenvíe, copie, imprima o descargue el correo. Además, puedes establecer una fecha de caducidad para que el mensaje se autodestruya después de un tiempo determinado. ¡Más seguro imposible!

• Escribe tu correo electrónico como lo harías normalmente.
• Haz clic en el icono del candado con reloj en la parte inferior de la ventana de redacción.
• Activa el modo confidencial.
• Establece una fecha de caducidad y, si quieres, requiere un código de acceso enviado por SMS para abrir el correo.
• Toca en «Guardar».