Los documentos de Google, y el resto de aplicaciones de oficina antes conocidos como Google Docs, tienen poco o nada que envidiar a la clásica suite de Microsoft. Poseen toda clase de herramientas de edición, tanto para los documentos de texto, como para las tablas y las presentaciones de diapositivas, además cuentan con plantillas, guardado en la nube y, sin duda, la estrella de sus posibilidades: la colaboración en tiempo real. Algo que permite crear documentos entre varios usuarios a la vez. Una función que en su versión para ordenadores se apoya en el servicio de comentarios en tiempo real, y que ahora Google ha llevado a sus aplicaciones móviles. Con ello, ya es posible no sólo colaborar en un mismo archivo desde el smartphone o la tableta, sino comentar cada cambio y advertir a los otros usuarios de cualquier cuestión.
Hasta el momento, los usuarios de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google y Presentaciones de Google contaban con la posibilidad de compartir archivos y colaborar en tiempo real en ellos a través de las plataformas móviles. Para ello sólo hay que abrir un documento creado con estas herramientas y pulsar sobre el icono de la parte superior derecha, o desplegar el menú y seleccionar la opción Compartir. Al introducir el correo electrónico de esa persona, se le envía una invitación para poder participar en el documento.
En ese momento, ambos usuarios pueden reconocer los cambios gracias a las cajas con colores asignados a cada uno de ellos, mostrando en qué trabaja cada uno en ese mismo instante. Algo que permite acabar el trabajo antes, y sin necesidad de enviarse entre ellos el documento con paso dado.
Ahora, Google ha actualizado sus aplicaciones con la función de comentarios. Algo que, como decíamos, estaba presente para ordenadores, pero no en las plataformas móviles. Se trata de una herramienta muy útil para coordinarse y colaborar de forma más eficiente y efectiva, ya que, como un chat, permite intercambiar mensajes e información que no se refleja directamente en el documento.
Para aprovechar esta nueva función hay que desplegar el menú desde los tres puntos de la esquina superior derecha y pulsar sobre Comentar. Con ello se abre una sencilla ventana de chat donde empezar a escribir mensajes que llegarán al resto de usuarios que están colaborando previamente en el documento.
Lo bueno es que Google ha mejorado este sistema en las plataformas móviles, lo que se traduce en la posibilidad de añadir nuevos usuarios al documento mediante este chat. Sólo hay que escribir el nombre de esa persona para ver una sugerencia de su correo electrónico. Algo así como las menciones de la red social Twitter, permitiendo agregar a más contactos con sólo mencionarlos en un mensaje.
De esta forma, los usuarios pueden debatir cambios en el documento, mejoras, retoques y cualquier detalle sin necesidad de utilizar la vía telefónica u otras aplicaciones, ni tampoco mediante el propio documento. Todas las conversaciones quedan en su pantalla de chat mientras la colaboración sigue en activo.
Estas funciones ya están disponibles tanto en Android como en iOS. Tan sólo hay que descargar las últimas versiones de estas aplicaciones a través de Google Play Store o de App Store, según la plataforma que se utilice.
